Gizlilik Politikası ve KVKK Aydınlatma Metni

Nötrino Teknoloji A.Ş., Cumhuriyet Mah. Şişecam Yolu Sk. GTÜ Teknopark ARGE 3 Blok No: 12/7, Gebze / Kocaeli. E-posta: iletisim@kaydedin.com. Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) madde 10 kapsamında aydınlatma amacıyla hazırlanmıştır.

• Hesap ve kullanım verileri — Kaydedin kullanıcılarının (firma çalışanları, mali müşavirler, davetliler) verileri. Bu verilerin veri sorumlusu Nötrino’dur.
• Müşteri içerik verileri — firmaların Hizmete girdiği, kendi müşterilerine, tedarikçilerine ve çalışanlarına ait veriler. Bu verilerin veri sorumlusu ilgili firmadır; Nötrino veri işleyendir ve bu verileri yalnız firmanın talimatıyla, Hizmeti sunmak için işler. Bu verilerle ilgili başvurular öncelikle ilgili firmaya yapılmalıdır.

• Kimlik ve iletişim: ad, soyad, e-posta adresi, cep telefonu, görev / unvan.
• Hesap güvenliği: parola (yalnız geri çevrilemez özeti saklanır, düz metin saklanmaz), iki adımlı doğrulama sırrı (şifreli), oturum bilgileri.
• İşlem güvenliği: giriş zamanı, IP adresi ve kimin, ne zaman, neyi değiştirdiğini gösteren denetim kayıtları.
• Müşteri içerik verileri (veri işleyen olarak): cari kayıtlar (unvan, VKN / TCKN, adres, iletişim kişileri), fatura, teklif, tahsilat, banka hareketi, gider ve belge kayıtları; firmanın girdiği GİB ve diğer portal kullanıcı bilgileri (şifreli).
• İletişim kayıtları: destek yazışmaları.

• Hesabın açılması, girişin sağlanması ve Hizmetin sunulması — sözleşmenin kurulması ve ifası (KVKK m.5/2-c).
• İşlemsel e-postaların gönderilmesi (davet, şifre sıfırlama, güvenlik bildirimi, firmanın gönderdiği iş belgeleri) — sözleşmenin ifası (m.5/2-c).
• Bilgi güvenliğinin sağlanması, yetkisiz erişimin önlenmesi, denetim kaydı — hukuki yükümlülük (m.5/2-ç) ve meşru menfaat (m.5/2-f).
• Mali mevzuattan doğan saklama yükümlülükleri — kanunlarda öngörülme ve hukuki yükümlülük (m.5/2-a, ç).
• Hukuki taleplerin ve uyuşmazlıkların yönetimi — bir hakkın tesisi, kullanılması ve korunması (m.5/2-e).

Kişisel veriler pazarlama, reklam ya da profil çıkarma amacıyla işlenmez; üçüncü kişilere satılmaz. Bu nedenle açık rızaya dayanan bir işleme yapılmaz.

Veriler; kullanıcının kayıt, davet ve profil formlarına girdiği bilgilerden, firmanın içe aktardığı dosyalardan (Excel, banka dökümü), firmanın talimatıyla GİB e-Arşiv Portalı’ndan alınan belgelerden ve sistemin otomatik ürettiği güvenlik kayıtlarından, elektronik ortamda otomatik ve kısmen otomatik yollarla toplanır.

• Barındırma: sunucular Türkiye’de bir veri merkezinde (IHS Telekom) çalışır.
• E-posta altyapısı: işlemsel e-postalar Sinch Mailgun üzerinden, Avrupa Birliği bölgesindeki sunucularla gönderilir; aktarılan veri alıcı adresi, konu, ileti içeriği ve ekleridir. Firma kendi e-posta sunucusunu tanımlarsa o firmanın e-postaları kendi sunucusundan gider.
• Google: yalnız firma Google Drive bağlantısını açarsa, seçtiği belgeler firmanın kendi Drive hesabına aktarılır ya da oradan okunur.
• Yedekleme: günlük yedeklerin sunucu dışı kopyası Nötrino’nun kurumsal bulut depolama hesabında (Google Workspace) tutulur.
• Gelir İdaresi Başkanlığı: e-Arşiv faturaları firmanın talimatıyla GİB e-Arşiv Portalı’na iletilir.
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: yalnız kanunen zorunlu hallerde.

E-posta altyapısı ve Google hizmetleri yurt dışındaki sunucuları kullanabildiğinden bu aktarımlar KVKK madde 9’da öngörülen güvencelere dayanılarak yapılır.

• Hesap ve firma verileri, hesap açık olduğu sürece saklanır.
• Firma kapatıldığında 30 gün boyunca yeniden açılabilir. Ardından Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu’nun saklama yükümlülükleri nedeniyle veriler kapanış tarihinden itibaren 10 yıl erişime kapalı saklanır, süre dolunca kalıcı olarak silinir.
• Günlük yedekler sunucuda 14 gün, sunucu dışı kopyası en çok 60 gün tutulur ve süre dolunca silinir.

• Tüm bağlantılar şifrelidir (HTTPS).
• Parolalar geri çevrilemez özet olarak, portal ve entegrasyon parolaları şifreli saklanır.
• İki adımlı doğrulama; rol ve izin tabanlı yetkilendirme; her firmanın verisi diğerlerinden ayrık tutulur.
• Önemli işlemler denetim kaydına yazılır; veriler her gün yedeklenir.

Yalnız oturumun açık kalması için zorunlu bir oturum çerezi kullanılır. Görünüm tercihleri (ör. açık / koyu tema) tarayıcınızda saklanır. Reklam, analiz ya da izleme çerezi kullanılmaz.

Kişisel verilerinizle ilgili olarak:

• işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi isteme;
• işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme;
• yurt içinde ve yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme;
• eksik ya da yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme;
• KVKK madde 7’deki şartlar çerçevesinde silinmesini ya da yok edilmesini isteme;
• düzeltme ve silme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme;
• yalnız otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme;
• kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini isteme

haklarına sahipsiniz.

Başvurunuzu, kimliğinizi doğrulamamıza yetecek bilgilerle iletisim@kaydedin.com adresine ya da Cumhuriyet Mah. Şişecam Yolu Sk. GTÜ Teknopark ARGE 3 Blok No: 12/7, Gebze / Kocaeli adresine yazılı olarak iletebilirsiniz. Başvurular en geç 30 gün içinde ücretsiz yanıtlanır.

Bir firmanın müşterisi, tedarikçisi ya da çalışanı olarak verileriniz o firma tarafından işleniyorsa, başvurunuzu öncelikle o firmaya yapın; firma talebi Kaydedin üzerinden yerine getirir.

Kullanım kuralları için Kullanım Koşulları’na bakın.